1. TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYKSIKKÖ (Rekisterinpitäjä)

Nimi: Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä
Osoite: Porrassalmenkatu 35-37, 50100 MIKKELI
Puhelin: 015 3511 vaihde

2. REKISTERIN NIMI

Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän potilasrekisteri

3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vt. johtajaylilääkäri Jarmo J. Koski p. 044 351 2541.
Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän
Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli
puh. 044 351 2400

4. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖT

Tietojärjestelmäsuunnittelija, tietosuojavastaava Sanna Vartia
puh. 040 359 6616

Potilasasiamies Irja Tikka
puh. 044 351 2818

Potilasasiakirjakeskus, Mikkelin keskussairaala
Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli puh.
044 351 2555

Rekisteriasioissa voi ottaa yhteyttä myös hoitavan yksikön henkilökuntaan.

5. POTILASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA PITÄMISEN PERUSTE

Potilasrekisteriä käytetään potilaan tutkimuksen ja hoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan. Sitä käytetään myös tutkimusten ja hoidon laskutukseen, sairaanhoitopiirin oman toiminnan suunnitteluun ja tilastointiin. Lisäksi rekisteriä käytetään terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan ja mahdollisten korvausvaatimusten selvittämiseen sekä tieteelliseen tutkimus- ja opetustoimintaan.

Rekisterin pitämisen perusteena ovat

  • erikoissairaanhoitolaki (785/1992)
  • laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
  • terveydenhuoltolaki (1326/2010)
  • sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009)
  • asiakasmaksulaki (734/1992)
  • laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999)
  • henkilötietolaki (785/1992)

6. POTILASREKISTERIIN TIETOSISÄLTÖ

Potilasrekisteri on käyttötarkoituksensa perusteella yhteen kuuluvista tiedoista koostuva looginen kokonaisuus, joka sisältää sähköisessä muodossa (atk) ylläpidettävän potilastietojärjestelmän ja paperimuodossa olevat potilaskertomukset sekä potilastietoja sisältävät erilliset tietojärjestelmät, röntgen- ym. kuvat ja tekniset tallenteet.

Keskeisiä potilastietoja sisältävät tietojärjestelmiä ovat

  • Effica potilastietojärjestelmä
  • Multilab laboratoriojärjestelmä
  • RIS ja PACS radiologian järjestelmä ja kuva-arkisto
  • QPati patologian järjestelmä
  • Verkis verituotteiden välitys ja käyttö
  • Clinisoft tehohoidon järjestelmä
  • MerlotMedi ensihoidon järjestelmä
  • Seniori psykiatrian järjestelmä
  • Infektioiden seurantarekisteri (SAI)

Potilasrekisteriin tallennettavat tietotyypit:

  • potilaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot.
  • potilaan nimeämä yhteyshenkilö/lähin omainen/läheinen ja alaikäisen potilaan huoltaja.
  • lähete-, jono-, ajanvaraus- ja käynti-/hoitojaksotiedot
  • laboratorio-, röntgen- ja muut tutkimustiedot
  • tutkimuksen ja hoidon kannalta välttämättömät toimenpide-, hoito-, terveydentila ja lääkitystiedot sekä todistukset ja lausunnot
  • riskitiedot
  • hoitoa koskevat laskutustiedot
  • potilastietojen luovuttamista koskevat suostumukset ja kiellot
  • tiedot potilastietojen luovuttamisesta ja luovuttamisen perusteista.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Potilaan/huoltajan ilmoittamat tiedot. Väestörekisteristä saadut tiedot (esim. kotikunta ja osoite). Tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot. Muiden hoitopaikkojen hoitotiedot potilaan luvalla.

8. POTILASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä voidaan luovuttaa vain potilaan suostumuksella tai terveydenhuoltolain tai muun lain nojalla.

Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/muut mahdolliset luovutuksen saajat:

  • Terveydenhuollon valtakunnalliset rekisterit lakisääteisesti valvonta-, suunnittelu-, tutkimus- ja tilastointitehtäviä varten (mm. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos).
  • Syntymä- ja kuolintiedot väestörekisterikeskukselle
  • Lainsäädännön perusteella tiedon saantiin oikeutetut viranomaiset (esim. Aluehallintovirasto ja Valvira.)
  • Etelä-Savon sairaanhoitopiirin alueen kunnalliset perusterveydenhuollon yksiköt terveydenhuoltolain mukaisesti hoidon edellyttämässä laajuudessa
  • Muut julkiset ja yksityiset terveydenhuollon toimintayksiköt ja lääkärit potilaan suostumuksella.
  • Lääketieteelliseen tutkimuskäyttöön rekisterinpitäjän tai sosiaali- ja terveysministeriön luvalla.
  • Biopankkinäytteisiin liittyvien tietojen luovuttaminen biopankkitoimintaa varten (Suomen hematologinen rekisteri ja biopankki – FHRB, Itä-Suomen biopankki)
  • Suomen Syöpärekisteri
  • Toimeksiannon perusteella FCG-Konsultointi Oy tilastointi- ja luokittelujärjestelmää (NordDRG) varten.

Potilaan laskuihin liittyviä tietoja luovutetaan tarvittaessa potilaan kotikunnan viranomaisille tai maksuhäiriöiden yhteydessä perintätoimistolle. Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten, siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi; luovutuksensaaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen (PotL 13 §) Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa.

9. POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Potilastiedot ovat salassa pidettäviä, ja niitä saavat niiden esitysmuodosta riippumatta käsitellä vain henkilöt, jotka osallistuvat potilaan hoitoon tai muihin rekisterin käyttötarkoituksen mukaisiin tehtäviin työtehtäviensä tai erillisen toimeksiannon perusteella. Sähköisessä muodossa olevien rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana ja niiden käyttöä valvotaan lokitietoja seuraamalla.

Tietojärjestelmäpalvelimet ja aktiivilaitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa ja ulkoisia yhteyksiä valvotaan palomuurein. Paperimuotoiset potilasasiakirjat säilytetään niitä varten rakennetuissa lukituissa arkistotiloissa, joihin ei ole pääsyä ulkopuolisilla.

Sairaanhoitopiirin henkilökuntaa koulutetaan tietosuoja-asioissa, ja sairaanhoitopiirin palvelukseen tulevat allekirjoittavat salassapito- ja tietoturvasitoumuksen.

10. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot (HetiL 26 §). Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tietojen antamisesta kieltäydytään, annetaan potilaalle kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Potilas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. Jos tarkastusoikeutta käytetään useammin kuin kerran vuodessa, tietojen antamisesta peritään siitä aiheutuneet kopiointi- ym. kustannukset.

Potilaalla on myös oikeus saada potilastietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten lokirekisterin perusteella tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja (AsL 18 §).
Tarkastuspyyntö on esitettävä rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona (HetiL 28 §). Tarkastuspyyntölomake löytyy osoitteesta http://www.essote.fi/asiakkaalle/potilaan-oikeudet-ja-tiedot/potilastiedot/tietojen-pyytaminen-tarkastaminen/

Kirjallisen tarkastuspyynnön lähetysosoite:

Mikkelin keskussairaala, Potilasasiakirjakeskus, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli. Pyyntö ohjataan tarkastuspyynnöstä riippuen joko johtajaylilääkärille tai psykiatrian tulosalueen johtajalle, jotka myös päättävät tarkastusoikeudesta.

Hoitojakson aikana voi tarkastusoikeutta käyttää ao. yksikön ylilääkärin luvalla. Potilaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kopioina.

11. TIEDON KORJAAMINEN

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan sairaanhoitopiirin johtajaylilääkärille, jotka myös päättää, onko potilaan vaatimus tiedon korjaamisesta oikeutettu. Korjauspyyntölomake löytyy osoitteesta http://www.essote.fi/asiakkaalle/potilaan-oikeudet-ja-tiedot/potilastiedot/tietojen-korjaaminen/

Korjauspyynnön lähetysosoite:

• Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, Johtajaylilääkäri, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli.

12. POTILAAN SUOSTUMUS JA KIELTO-OIKEUS TIETOJEN LUOVUTTAMISEEN

Potilastietoja luovutetaan potilaan suostumuksella tai terveydenhuoltolain tai erityislainsäädännön perusteella. Terveydenhuoltolain nojalla potilas voi kieltää tietojensa käytön sairaanhoitopiirin alueen toisessa terveydenhuollon toimintayksikössä. Potilas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tai kiellon.

Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen.

Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan henkilöstä ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9 ja 13 §)

13. REKISTERIN ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Potilasrekisteriin kuuluvien tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan lainsäädännön määräyksiä sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilasasiakirjoista.Pääasiallinen potilastietojen säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta, tai jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta syntymästä.

Mikkelissä 1.1.2017            Jarmo J. Koski, johtajaylilääkäri

Liitteet

MerlotMedi_selostepdf100202014