Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä on Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallinta yksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti. Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Essoten asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tietoaineistoittain ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen asiarekisteri

Käyttötarkoitus: Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen asiarekisteri on rekisteri tiedonhallintayksikössä vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Essotessa asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvat tiedot sisältyvät pääosin asianhallintajärjestelmään, mutta myös talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset tietojärjestelmät sisältävät omien määrätehtäviensä asiankäsittelytietoja. Lisäksi sellaiset asiarekisteriin kuuluvat tiedot, jotka on tuotettu ennen asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien käyttöönottoa, ovat arkistoituna Essotessa yksinomaan paperimuodossa.

Tietoaineistot: Asianhallinnan tiedot

Tietoryhmät: Ohjauksen tiedot, Viereilletulon tiedot, valmistelun tiedot, päätöksenteon tiedot, tiedoksiannon tiedot, muutoksenhaun tiedot, toimeenpanon tiedot, seurannan tiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: asianumero, asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Dynasty 10, Personec F ESS, Kuntarekry, X-archive, Paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten kirjaamoon (kirjaamo@essote.fi; Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli), missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta

Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot

Tietoryhmät: Henkilön perustiedot, henkilön yhteystiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Personec F ESS, X-archive, paperiarkisto

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten kirjaamoon (kirjaamo@essote.fi; Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli), missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Taloushallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta

Tietoaineistot: Taloushallinnon perustiedot, taloushallinnon asiakastiedot

Tietoryhmät: Pääkirjanpito, myyntireskontira, ostoreskontra, matkareskontra, käyttöomaisuusreskontra, palkkakirjanpito, projektilaskenta, rahaliikenne

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Intime, Workflow, X-arcive, paperiarkisto

Esimerkkejä hakutekijöistä: Kunta, henkilön nimi, kalenterivuosi

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten kirjaamoon (kirjaamo@essote.fi; Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli), missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Terveyspalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Potilaan hoito

Tietoaineistot: Potilastiedot

Tietoryhmät: Potilaan perustiedot; potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat; hoidon sunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat; tutkimus ja tiedonkeruuaineistot; lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat, diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto.

Tietojärjestelmät: Lifecare, Effector, X-archive

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla:
OmaKanta: https://www.kanta.fi/omakanta

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten asiakas- ja potilasasiakirjakeskukseen Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli, missä ne rekisteröidään ja toimitetaan oikealle taholle. Lisätietoja tietopyynnön tekemiseen osoitteesta Essoten www-sivulta, Tietojen pyytäminen ja tarkastaminen

Sosiaalipalvelujen asiakastietovaranto

Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon asiakastiedot, sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri

Tietoryhmät: iäkkäiden palveluiden asiakastiedot, työikäisten palveluiden asiakastiedot, lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot, lastensuojelun palveluiden asiakastiedot, päihdehuollon asiakastiedot, vammaispalveluiden asiakastiedot, perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot.

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten asiakas- ja potilasasiakirjakeskukseen Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli, missä ne rekisteröidään ja toimitetaan oikealle taholle. Lisätietoja tietopyynnön tekemiseen Essoten www-sivuilta, Tietojen pyytäminen ja tarkastaminen