Asiakirjajulkisuuskuvaus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä on Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallinta yksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti. Tämä asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Essoten asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää tietoaineistoittain ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.
Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen asiarekisteri
Käyttötarkoitus: Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen asiarekisteri on rekisteri tiedonhallintayksikössä vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Essotessa asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden, johon kuuluvat kaikki asiankäsittelyä kuvaavat metatiedot. Asiarekisteriin kuuluvat tiedot sisältyvät pääosin asianhallintajärjestelmään, mutta myös talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset tietojärjestelmät sisältävät omien määrätehtäviensä asiankäsittelytietoja. Lisäksi sellaiset asiarekisteriin kuuluvat tiedot, jotka on tuotettu ennen asianhallintajärjestelmän tai operatiivisten järjestelmien käyttöönottoa, ovat arkistoituna Essotessa yksinomaan paperimuodossa.
Tietoaineistot: Asianhallinnan tiedot
Tietoryhmät: Ohjauksen tiedot, Viereilletulon tiedot, valmistelun tiedot, päätöksenteon tiedot, tiedoksiannon tiedot, muutoksenhaun tiedot, toimeenpanon tiedot, seurannan tiedot
Esimerkkejä hakutekijöistä: asianumero, asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietojärjestelmät: Dynasty 10, Personec F ESS, Kuntarekry, X-archive, Paperiarkisto
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten kirjaamoon (kirjaamo@essote.fi; Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli), missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta
Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot
Tietoryhmät: Henkilön perustiedot, henkilön yhteystiedot
Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietojärjestelmät: Personec F ESS, X-archive, paperiarkisto
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten kirjaamoon (kirjaamo@essote.fi; Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli), missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.
Taloushallinnon tietovaranto
Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta
Tietoaineistot: Taloushallinnon perustiedot, taloushallinnon asiakastiedot
Tietoryhmät: Pääkirjanpito, myyntireskontira, ostoreskontra, matkareskontra, käyttöomaisuusreskontra, palkkakirjanpito, projektilaskenta, rahaliikenne
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietojärjestelmät: Intime, Workflow, X-arcive, paperiarkisto
Esimerkkejä hakutekijöistä: Kunta, henkilön nimi, kalenterivuosi
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten kirjaamoon (kirjaamo@essote.fi; Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli), missä ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.
Terveyspalvelujen tietovaranto
Käyttötarkoitus: Potilaan hoito
Tietoaineistot: Potilastiedot
Tietoryhmät: Potilaan perustiedot; potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat; hoidon sunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat; tutkimus ja tiedonkeruuaineistot; lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat, diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, potilaskohtainen hoitoon liittyvä kirjeenvaihto.
Tietojärjestelmät: Lifecare, Effector, X-archive
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla:
OmaKanta: https://www.kanta.fi/omakanta
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten asiakas- ja potilasasiakirjakeskukseen Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli, missä ne rekisteröidään ja toimitetaan oikealle taholle. Lisätietoja tietopyynnön tekemiseen osoitteesta Essoten www-sivulta, Tietojen pyytäminen ja tarkastaminen
Sosiaalipalvelujen asiakastietovaranto
Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito
Tietoaineistot: Sosiaalihuollon asiakastiedot, sosiaalihuollon ilmoitusrekisteri
Tietoryhmät: iäkkäiden palveluiden asiakastiedot, työikäisten palveluiden asiakastiedot, lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot, lastensuojelun palveluiden asiakastiedot, päihdehuollon asiakastiedot, vammaispalveluiden asiakastiedot, perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot.
Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei
Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:
Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Essoten asiakas- ja potilasasiakirjakeskukseen Porrasalmenkatu 35–37, 50100 Mikkeli, missä ne rekisteröidään ja toimitetaan oikealle taholle. Lisätietoja tietopyynnön tekemiseen Essoten www-sivuilta, Tietojen pyytäminen ja tarkastaminen