Potilastiedot ja sosiaalihuollon tiedot ja -asiakirjat

Henkilö- ja hoitotietosi tallennetaan potilastietorekisteriin. Sosiaalihuollon henkilö- ja palvelutietosi tallennetaan sosiaalihuollon rekistereihin. Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Potilastietoja saavat hankkia, katsella tai luovuttaa vain hoitoosi tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat Essoten henkilöstöön kuuluvat tai Essoten toimeksiannosta vastaavia tehtäviä tekevät palveluntuottajat. Tietoja voidaan luovuttaa sivulliselle vain potilaan antaman suostumuksen tai lakiin perustuvan velvoitteen perusteella.

Vastaavasti sosiaalihuollon tietoja saavat hankkia, katsella tai luovuttaa vain kyseiseen sosiaalihuollon palvelutehtävään osallistuva Essoten henkilöstöön kuuluva tai Essoten toimeksiannosta palvelutehtävää suorittava palvelutuottaja. Tietoja voidaan luovuttaa sivulliselle vain asiakkaan antaman suostumuksen tai lakiin perustuvan velvoitteen perusteella.

Henkilötietoja käsitellään sosiaali- ja terveydenhuollossa asiakkaan tai potilaan asioiden käsittelyä ja hoitoa varten. Henkilötiedoista muodostuu eri rekistereitä, joista tärkeimmät ovat sosiaalihuollon rekisterit ja potilasrekisteri. Salassa pidettävät asiat ja asiakirjat on suojattu roolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla. Käyttöoikeudet sosiaali- ja potilastietojärjestelmiin myönnetään työtehtävien ja työyksikön perusteella. Paperimuotoinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy rajatulla määrällä henkilöstöä ja josta se tarpeen mukaan voidaan ottaa käsittelyyn.

Terveydenhuollon yhteisrekisteri

Essoten perusterveydenhuollon ja erikoisairaanhoidon sähköiset potilasrekisterit ja potilas-asiakirja-arkistot muodostavat yhteisen potilastietorekisterin. Essoten yhteiseen potilastietorekisteriin kuuluvat erikoissairaanhoidon lisäksi seuraavien alueiden perusterveydenhuollon toiminta-alueet: Hirvensalmi, Joroinen, Juva, Kangasniemi, Mikkeli, Mäntyharju, Pertunmaa, Pieksämäki ja Puumala.

Potilasta hoitava henkilökunta voi käyttää yhteisessä potilastietorekisterissä olevia hoidon kannalta tarpeellisia potilastietoja ilman potilaan suostumusta. Käyttö edellyttää kuitenkin, että potilasta on informoitu yhteisen potilastietorekisterin käytöstä ja mahdollisuudesta kieltää potilastietojen yhteiskäyttö.

Potilaalla on kuitenkin oikeus kieltää tietojensa käyttö toisessa toimintayksikössä. Emme toimi kiellon vastaisesti edes hätätilanteessa. Kielto koskee kaiken potilastietojärjestelmään tallennetun tiedon käytön rajoittamista toimintayksiköiden välillä. Kielto voidaan asettaa toimintayksiköiden välille kumpaan suuntaan tahansa ja se tulee tehdä erikseen jokaisesta toimintayksiköstä ja potilasrekisteristä. Kiellon voi tehdä tai peruuttaa milloin tahansa.

Mikäli haluatte kieltää tietojenne käytön toisessa toimintayksikössä, ottakaa yhteyttä Teitä hoitavaan yksikköön, josta saatte tarkemmat ohjeet.

Potilastietojen luovuttaminen lähiomaisille

Potilasta koskevia tietoja voidaan antaa pääsääntöisesti vain potilaan suostumuksella. Ellet pysty sairautesi tai tilasi vuoksi antamaan lupaa, annamme tietoja ainoastaan lähiomaisille, jollei ole syytä olettaa, että potilaana kieltäisit näin menettelemästä. Muille emme voi antaa tietoja salassapitovelvollisuuden vuoksi. Toivomme, että potilaan omaiset sopivat keskenään siitä, kuka tiedustelee puhelimitse esimerkiksi potilaan vointia tai kotiin pääsyä ja kertoo tarvittavat tiedot muille omaisille.

Alaikäisen potilastiedot

Terveydenhuollossa arvioidaan, pystyykö alaikäinen henkilö päättämään omasta hoidostaan. Kun näin on, alaikäinen potilas voi tarkastaa itse omat potilastietonsa. Noudatamme sääntöä, jonka mukaan 12 vuotta täyttäneeltä alaikäiseltä on pyydettävä suostumus potilastietojen luovuttamiseen huoltajalle. Muuten tarkastusoikeutta käyttää potilaan huoltaja tai muu laillinen edustaja. Alaikäisen päättäessä omasta hoidostaan hänellä on oikeus kieltää tietojen antaminen huoltajalleen.

Sosiaalihuollon asiakastietojen luovuttaminen

Sosiaalihuollon asiakastietoja voidaan antaa pääsääntöisesti vain asiakkaan tai hänen laillisen edustajan (esimerkiksi huoltaja) suostumuksella.

Lisätietoa sosiaalihuollon viranomaisen oikeudesta luovuttaa tietoja täältä


Alaikäisen sosiaalihuollon asiakastiedot

Jos alaikäinen kykenee ymmärtämään asian merkityksen, suostumus häntä itseään koskevien tietojen luovuttamiseen on pyydettävä häneltä itseltään, muutoin suostumuksen antaa hänen laillinen edustajansa (yleensä hänen huoltaja).


Potilasasiakirjakopiot ja sosiaalihuollon asiakirjakopiot

Epikriisi tai käyntitieto

Mikäli tarvitset epikriisin eli hoitojakson päätyttyä laaditun selostuksen taudin kulusta tai hoidosta (loppulausunto) tai tietoja viimeisimmästä käyntitiedoista, voit pyytää valokopiota sinua hoitaneesta yksiköstä jos

  • olet pyytämässä kopiota henkilökohtaisesti ja
  • voit todistaa henkilöllisyytesi hyväksytyllä henkilöllisyystodistuksella (passi, poliisin myöntämä henkilökortti, ei ajokortti)
  • epikriisi tai merkinnät ovat valmiit

Lasten- ja nuorisopsykiatrian asiakirjojen luovuttamiseen pyydetään kuitenkin aina erikseen ylilääkärin lupa.

Voit tarkistaa omat tietosi tai pyytää kopioita potilasasiakirjoista ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista seuraavasti:

Jos haluat käyttää oikeuttasi tarkastaa omat (tai huollettavan) tietosi tai tilata jäljennöksiä potilas- tai asiakastietorekisteristä perustamalla pyyntösi lakiin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ään

  • omia tietoja voi käydä katsomassa Omakanta-palvelussa, johon pääsee myös Essoten internetsivulta täältä
  • helpoin ja kätevin tapa käyttää tarkastusoikeutta tai tilata potilasasiakirjoja ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja on käyttää vahvaa tunnistautumista edellyttävää sähköistä asiointipalvelua
  • voit myös täyttää tulostettavan Rekisteritietojen tarkastuspyyntö asiakastiedot – lomakkeen tai Rekisteritietojen tarkastuspyyntö potilastiedot -lomakkeen
  • on myös mahdollista toimittaa vapaamuotoinen allekirjoitettu kirjallinen pyyntö jossa on tiedon pyytäjän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero) ja ilmoitus siitä, mitä tietoja pyyntö koskee, miltä ajalta tietoja pyydetään
  • toimita täytetty lomake tai kirjallinen pyyntö Essotelle osoitteeseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, kirjaamo, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli

Esimerkiksi viranomaisia, vakuutusyhtiöitä tai yksityislääkäriä varten

  • voit täyttää tästä tulostettavan Asiakas- ja potilastietojen pyyntölomakkeen
  • on myös mahdollista toimittaa vapaamuotoinen allekirjoitettu kirjallinen pyyntö, jossa on tiedon pyytäjän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero) ja ilmoitus siitä, mitä tietoja pyyntö koskee, miltä ajalta tietoja pyydetään, mille taholle (yhteystiedot) tiedot luovutetaan
  • toimita täytetty lomake tai kirjallinen pyyntö Essotelle osoitteeseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, kirjaamo, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli

tai katsot olevasti tietojen osalta muulla perusteella asianosainen

  • täytä tulostettava Asianosaisen tietojensaantioikeutta koskeva pyyntö -lomake
  • vapaamuotoinen kirjallinen pyyntö, jossa on tiedon pyytäjän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero) ja ilmoitus siitä, mitä tietoja pyyntö koskee, miltä ajalta tietoja pyydetään, mikä on tietojen käyttötarkoitus, miten tietojen suojaus järjestetään ja mihin seikkaan asianosaisuus perustuu
  • toimita täytetty lomake tai kirjallinen pyyntö Essotelle osoitteeseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, kirjaamo, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli

Mikäli rekisterinpitäjä kieltäytyy toimittamasta tietoja tietosuojalain (1050/2018) 34.1 § perustuvasta syystä, tulee sen ilmoittaa kieltäytymisen syyt potilaalle tai asiakkaalle, ellei tämä vaaranna kieltäytymisen tarkoitusta. Mahdollisesta kieltäytymisestä annamme kirjallisen todistuksen, jossa kerrotaan kieltäytymisen syy.


Vainajan elinaikaista hoitoa koskevat potilastiedot

Potilasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös potilaan kuoleman jälkeen. Vainajan potilastietoja voidaan luovuttaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan potilaskertomuksia. Pyynnössä on aina mainittava käyttötarkoitus (peruste luovutukselle).

  • Täytä tulostettava Vainajan tietojen pyytäminen -lomake
  • Vapaamuotoinen kirjallinen pyyntö, jossa on tiedon pyytäjän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero) ja ilmoitus siitä, mitä tietoja pyyntö koskee, miltä ajalta tietoja pyydetään, mikä on tietojen käyttötarkoitus, miten tietojen suojaus järjestetään ja mihin seikkaan asianosaisuus perustuu sekä peruste, miksi tiedot ovat ovat välttämättömiä tärkeiden etujesi tai oikeuksiesi selvittämistä varten.
  • Toimita täytetty lomake tai kirjallinen pyyntö Essotelle osoitteeseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, kirjaamo, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli

Potilas- ja asiakastietojen korjaaminen

Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua tai huollettavaasi koskevat tiedot. Mikäli koet, että omissa tai huollettavasi tiedoissa on oikaistavaa, voit toimia seuraavasti:

  • helpoin ja kätevin tapa käyttää oikeuttasi saada tiedot korjattua tai oikaistua on pyytää sitä käyttämällä vahvaa tunnistautumista edellyttävää Essoten sähköistä asiointipalvelua (voimassa 16.3.2020 lukien)
  • voit myös täyttää tulostettavan lomakkeen Rekisteritiedon oikaisuvaatimus asiakastiedot -lomake tai Rekisteritiedon oikaisuvaatimus potilastiedot -lomake
    on myös mahdollista toimittaa vapaamuotoinen allekirjoitettu kirjallinen pyyntö jossa on tiedon pyytäjän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero) ja ilmoitus siitä, mitä tietoja pyyntö koskee, mitä tietoja pyydetään korjattavaksi tai oikaistavaksi
  • toimita täytetty lomake tai kirjallinen pyyntö Essotelle osoitteeseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, kirjaamo, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli

Potilaan tai asiakkaan vaatiessa potilasasia- tai asiakasasiakirjamerkintöjen muuttamista arvioidaan, onko perusteita niiden korjaamiseen, täydentämiseen tai poistamiseen ja ovatko tiedot hoidon tai sosiaalihuollon palvelutehtävän kannalta tarpeellisia.

Terveydenhuollon tai sosiaalihuollon ammattihenkilön perusteltuja hoitoon tai palvelutehtävän tarkoitukseen liittyviä merkintöjä tai johtopäätöksiä ei muuteta, vaikka potilas tai asiakas itse olisikin niistä eri mieltä. Virheelliseksi ei myöskään katsota merkintää, joka vastaa merkinnän tekohetkellä vallinnutta käsitystä, vaikka myöhemmin esimerkiksi aiemmin kirjattu diagnoosi osoittautuisi virheelliseksi. Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme asiasta kirjallisen päätöksen, missä kerrotaan syyt asiassa kieltäytymiseen.

Tutustu täältä muihin rekisteröityjen oikeuksiin täältä


Potilastieto- ja sosiaalihuollon rekisterin käyttölokitiedot

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (9.2.2007/159) on säädetty, että potilaalla tai sosiaalihuollon asiakkaalla on kirjallisesta pyynnöstä oikeus saada tieto siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Kahta vuotta vanhempia tietoja ei ole oikeutta saada, jollei siihen esitetä erityistä syytä.

Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan tietoja potilastietojensa käsittelystä edelleen muuhun tarkoitukseen kuin potilastietojensa käsittelyyn liittyvien oikeuksiensa selvittämiseen. Pyyntö voidaan tehdä seuraavasti:

  • helpoin ja kätevin tapa käyttää oikeuttasi saada lokitiedot tai pyytää selvitystä henkilötietojen käsittelyn asianmukaisuudesta on pyytää sitä käyttämällä vahvaa tunnistautumista edellyttävää sähköistä asiointipalvelua
  • voit myös täyttää tulostettavan Asiakasrekisterin lokitietopyyntö -lomake tai Potilasrekisterin lokitietopyyntö -lomake
  • on myös mahdollista toimittaa vapaamuotoinen allekirjoitettu kirjallinen pyyntö jossa on tiedon pyytäjän nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (osoite, puhelinnumero) ja ilmoitus siitä, mitä tietoja pyyntö koskee, miltä ajalta tietoja pyydetään
  • toimita täytetty lomake tai kirjallinen pyyntö Essotelle osoitteeseen Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä, kirjaamo, Porrassalmenkatu 35-37, 50100 Mikkeli

Lisätietoja lokitietopyynnöistä tästä

 

Muutoksenhaku

Mikäli tietopyyntöösi ei ole suostuttu, voit pyytää Essotelta valituskelpoisen kirjallisen päätöksen. Tästä päätöksestä voidaan tehdä hallintovalitus Itä-Suomen hallinto-oikeuteen.

Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs 00520 HELSINKI
puh. 029 566 6700
tietosuoja@om.fi

Potilasasiakirjoihin ja niihin tehtäviin merkintöihin liittyvättä tietoa on koottuna Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontaviraston (Valviran) sivuilla.

Tutustu Essoten Potilastietorekisterin tietosuojaselosteeseen